Vacature: bestuursassistent

Referentie: HLS-V19431

Klant / soort bedrijf

middel grote gemeente in de regio rotterdam

Werklocatie:

schiedam / thuis

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

3750 tot 4500

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Deze gemeente telt ruim ruim 78.000 inwoners, een wendbare, flexibele organisatie die openstaat voor vernieuwing, onderdeel uitmaakt van de samenleving en die nieuwe oplossingen daadwerkelijk tot uitvoering brengt. Dit doen we samen met inwoners en ondernemers door volop ruimte te maken voor innovatie, experimenten en initiatieven en door het lef te hebben om onnodige bureaucratie overboord te doen.

Beschrijving functie

Een vacature voor een bestuursassistent die zich in wil zetten voor het college van burgemeester en wethouders. Heb jij ervaring in het vak en zit ontzorgen jouw in het bloed? Deze functie biedt jou de kans om je nog verder te ontwikkelen in het vak en ervaring op te doen op politiek-bestuurlijk niveau. Lees verder om te zien wat we jou nog meer bieden!

Wat ga je doen als bestuursassistent?
Als bestuursassistent (-secretaresse) ondersteun jij het college van burgemeester en wethouders van de op alle secretariële onderwerpen en daarmee ben je een belangrijke rechterhand voor het bestuur van de stad. Je maakt onderdeel uit van een groter secretariaat waarin iedere collega een eigen lid van het college ondersteunt.

In deze functie zorg jij er voor dat de bestuurder zich zo veel mogelijk bezig kan houden met de bestuurlijke functie en zo min mogelijk wordt afgeleid. Dat doe je bijvoorbeeld door alle afspraken tot in de puntjes te verzorgen. Je zorgt voor de juiste documenten en dat alle officiële en minder officiële contactmoment gastvrij verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen en als dat mogelijk is beantwoord je vragen of los je problemen op. Je beheert en adviseert over de agenda en dagindeling van de bestuurder. Daarnaast beheer je alle ingaande en uitgaande communicatie. Met andere woorden je adviseert en ontzorgt de bestuurder op alle vlakken binnen jouw vakgebied.
Je doet dit werk niet alleen. Doordat je onderdeel bent van het secretariaat heb je directe collega’s waarmee je kunt overleggen en zorgen we het werk niet stilstaat als één van de secretaresses afwezig is.

Wat breng je mee?
•MBO niveau 4 secretarieel of een vergelijkbare opleiding of aantoonbaar zeer ruime ervaring in soortgelijke functies;
•Minimaal 2,5 jaar ervaring als management assistent of bestuurs- & directiesecretaresse;
•Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
•Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Word en Excel.


Herken jij je hier in?
Je wordt gelukkig in deze functie als je graag bezig bent met het ontzorgen van bestuurders. Je bent iemand die graag regelt en faciliteert, maar ook iemand die ‘nee’ kan zeggen als dat nodig is. Dat vergt dat je een proactieve werkhouding hebt, een hoge mate van verantwoordelijkheid voelt en tegelijkertijd stevig genoeg in je schoenen staat om op de rem te trappen als dat nodig is. Je bent in één woord: vak volwassen!

In dit werk krijg je met uitdagingen te maken. Je weet hier gemakkelijk op in te spelen en houdt het hoofd koel, jouw eerste antwoord is ‘dat gaan we regelen’. Je bent dus oplossingsgericht.

Over het team
Hoewel het vanzelfsprekend is dat alle ambtenaren van de gemeente het college van B&W ondersteunen, adviseert het team Concern- en Bestuurszaken – waar jij onder valt - het bestuur en de directie op strategische dossiers en fungeert het als klankbord binnen de bestuurlijke portefeuilles. Daarnaast is het team Concern- en Bestuurszaken de procesbewaker van bestuurlijke processen en ondersteunt het team het college en de directie secretarieel. In het kort ontzorgt het team Concern- en Bestuurszaken het college en de directie inhoudelijk, procedureel en secretarieel.