Vacature: bestuursassistent
Referentie: HLS-V19450
- Klant / soort bedrijf
- gemeente
- Werklocatie:
- utrecht / thuiswerkend
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- HBO, WO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
Onze opdrachtgever is een gemeentelijk instelling.
Beschrijving functie
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij:
de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
de workload bewaakt en grip houdt op de agenda.
op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen.
Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.).
overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen
ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Dit breng je mee
Afgeronde opleiding en relevante werkervaring op Hbo niveau.
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring bij een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie
Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, politieke sensitiviteit.
Digitale vaardigheid, (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).
Je houdt overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen.
Je bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen.